Firmenrad-Leasing bietet eine wertvolle Möglichkeit, Mitarbeitende zu motivieren und gleichzeitig umweltfreundliche Mobilität zu fördern. Es bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber – die betriebliche Gesundheitsförderung, eine starke Employer Brand sowie die Möglichkeit für Mitarbeitende, hochwertige Räder leasen zu können, sind nur wenige Beispiele.
Die Implementierung von Firmenrad-Leasing kann je nach Unternehmen jedoch unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen. Die Firmengröße stellt hier einen zentralen Faktor dar. Im Vergleich zu kleinen und mittelständischen Firmen haben Großunternehmen und Konzerne mit mehr als 500 Mitarbeitenden deutlich komplexere Anforderungen. Sie benötigen maßgeschneiderte, skalierbare Integrationen, die sich reibungslos in meist komplexe Unternehmensstrukturen einfügen.
Und auch hier lassen sich die Anforderungen lediglich skizzieren, denn die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind individuell.
- Komplexität der Unternehmensstrukturen: Viele Abteilungen und Entscheidungsebenen, die berücksichtigt werden müssen.
- Hohe Anzahl an Mitarbeitenden: Unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen der vielen Mitarbeitenden müssen beachtet werden.
- Skalierbarkeit: Das Firmenrad-Leasing-Programm muss an verschiedene Unternehmensstrukturen angepasst werden können.
- Compliance und rechtliche Anforderungen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Regelungen, die je nach Region variieren können.
- Integration in bestehende Systeme: Kompatibilität mit bestehenden HR- und IT-Systemen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
- Budget- und Kostenmanagement: Verwaltung der finanziellen Mittel und Kontrolle der Kosten.
- Mitarbeiterakzeptanz und -motivation: Sicherstellen, dass das Programm von den Mitarbeitenden angenommen und genutzt wird.
- Logistik und Verwaltung: Organisation der Lieferung, Wartung und Verwaltung der Fahrräder und E-Bikes.
- Sicherheits- und Datenschutzanforderungen: Einhaltung von Datenschutzstandards und Gewährleistung der Datensicherheit.
- Kommunikation und Schulung: Notwendigkeit, Mitarbeitende umfassend zu informieren und zu schulen.
- Langfristige Wartung und Support: Kontinuierliche Wartung der Firmenräder und fortlaufende Unterstützung des gesamten Programms.
Wie gelingt also die erfolgreiche Umsetzung des Firmenrad–Programms in Großunternehmen?
IT und Personalabteilung nehmen eine Schlüsselfunktion bei der Integration des Fahrrad-Leasing-Programms ein
Das beste Ergebnis kommt zustande, arbeitet man Hand in Hand – so ist es zumeist im Leben und auch, wenn es um die erfolgreiche Integration des Firmenrad-Programms in Großunternehmen geht. Weniger als externer Dienstleister und mehr als starker Partner jedoch stets zu 100 Prozent auf Customer Centricity ausgerichtet, übernimmt Company Bike den Mammutanteil bei der Umsetzung des Programms. Mit Blick auf prozessuale Abläufe und Abstimmungen werden die Unternehmen allerdings ebenso aktiv bei der Integration eingebunden, schon allein aus dem Grund, um die Wünsche und Anregungen des Kunden jederzeit in enger Absprache berücksichtigen zu können. Dabei stehen besonders die Abteilungen IT und HR im Vordergrund. Der administrative und organisatorische Aufwand ist für die Unternehmen dennoch auf ein Minimum reduziert.
- Die IT-Abteilung bildet die technische Basis
Eine funktionierende IT-Abteilung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Fahrrad-Leasing-Programms. Die IT-Entwickler von Company Bike sind ab Tag eins der Anbindung des Programms in vollem Einsatz für den Kunden. Ihre Aufgaben beginnen mit der technischen Implementierung der entsprechenden Softwarelösungen. Diese Systeme unterstützen nicht nur die Verwaltung der Leasingfahrzeuge, sondern ermöglichen auch die nahtlose Kommunikation mit den Leasinganbietern und die präzise Abrechnung der Mitarbeiterbeiträge. Ein gut funktionierendes System zur Verwaltung und Integration der Daten ist unerlässlich, um sowohl die persönlichen Informationen der Mitarbeitenden als auch die administrativen Daten für Buchhaltung und Reporting sicher und effizient zu verwalten.
- Die Personalabteilung übernimmt die Kommunikation und Verwaltung
Die Hauptaufgabe der Personalabteilung liegt in der Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Hier stellt Company Bike über seine Marketingabteilung sämtliche Werbematerialien zur Verfügung, sodass die Unternehmen ihre Mitarbeitenden über das Firmenrad- Programm anhand unterschiedlichster technischer Mittel informieren können und das vor allem nicht nur einmalig, sondern über die gesamte Laufzeit der Zusammenarbeit hinweg. Darunter fallen mitunter Werbeflyer, Info-Broschüren, Gadgets, Events, und selbstverständlich ein in der CI des Unternehmens erstelltes Online-Portal. Darüber hinaus ist die Personalabteilung für die Verwaltung der Leasingverträge verantwortlich. Dies umfasst die Koordination mit dem Leasinganbieter sowie die Unterstützung bei allen administrativen Belangen, die während der Laufzeit des Programms auftreten können.
Company Bike ist ein erfahrener Partner für Großunternehmen
„Unsere Kunden haben bei der Integration und Abwicklung des Firmenrad-Programms keinen nennenswerten Aufwand – weder administrativ noch organisatorisch“, betont Fabian Kral, CSO von Company Bike.
- Full-Service: Company Bike ist durch sein Full-Service-Konzept auf die speziellen Anforderungen von Großunternehmen im Bereich Firmenrad-Leasing spezialisiert.
- Maßgeschneiderte Lösungen: Die Experten bei Company Bike wissen aus Erfahrung, dass individuelle und flexible Lösungen notwendig sind, um die spezifischen Herausforderungen bei der Einführung eines Leasing-Programms in großen Unternehmen erfolgreich zu bewältigen.
- Minimaler Aufwand: Company Bike übernimmt nicht nur die Implementierung, sondern auch die umfassende Betreuung und den Support über die gesamte Laufzeit hinweg – von der Implementierung des Programms und der digitalen Abwicklung über die Anlieferung der Räder vor die Haustür bis hin zur mobilen Werkstatt-Flotte. So entsteht für die Unternehmen auch nach der Implementierung keinerlei zusätzlicher Aufwand.
Das Team bei Company Bike greift einerseits auf seine hohe Expertise, langjährige Erfahrungen und Erfolge mit zahlreichen Großkunden zurück, andererseits ist CBS mit inhouse IT-Entwicklern auch technisch jeder Herausforderung gewachsen. So wird der Integrationsaufwand des Firmenrad-Programms bei Unternehmen aller Größen minimiert. Die technische Expertise seitens Company Bike sorgt dafür, dass keine Standardlösungen implementiert werden. Es sind stets individuelle Anpassungen möglich, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren können.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Sicherheit, mit Lösungen wie Single Sign-on (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die den Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards gewährleisten. Da die gesamte Abwicklung über Company Bike läuft, muss sich das Unternehmen nicht um ein neues Fremdsystem kümmern – ein möglicher manueller Pflegeaufwand fällt gänzlich weg. Für die Unternehmen werden spezifische Schnittstellenkommunikationen geschaffen und Rechnungssysteme werden genau an die Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen angepasst. Auch große und komplexe Freigabeprozesse können einfach und reibungslos erstellt werden.
Durch die Kombination von technischer Expertise und individueller Beratung kann CBS die Integration und Wartung des Programms für Unternehmen aller Branchen und Größen erheblich erleichtern.
